Lựa chon phần mềm nào cho quản lý văn phòng?

ngày 19/05/2016

Trong nhiều năm trở lại đây, đại đa số các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp đều hướng đến mục tiêu văn phòng không giấy tờ bằng cách ứng dụng văn phòng điện tử. Tuy nhiên sử dụng văn phòng điện tử phải có một phần mềm hỗ trợ thông minh để có thể tạo nên một văn phòng năng động, hiệu quả, chuyên nghiệp. Vậy, phần mềm hỗ trợ nào là giải pháp toàn diện nhất cho các doanh nghiệp để quản lý văn phòng hiệu quả?

1. Những bất cập khi sử dụng văn phòng thủ công truyền thống

Trước khi tìm hiểu về phần mềm hỗ trợ thông minh cho văn phòng chúng ta cùng quay trở lại với những văn phòng truyền thống. Đó là những văn phòng thủ công cùng vô vàn các loại tài liệu, hồ sơ giấy tờ bày trên mặt bàn hay nằm trong muôn tủ, kệ. Ở đó, các nhân viên hành chính phải làm việc với hàng loạt giấy tờ, sổ sách. Công tác quản lý văn thư, lưu trữ cũng ngập đầu trong tài liệu. Lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp thì khó kiểm soát và quản lý công việc của các nhân viên.

Văn phòng thủ công, truyền thống có nhiều bất cập

Văn phòng thủ công, truyền thống có nhiều bất cập

Đó là chưa kể đến trường hợp mỗi lần muốn tìm kiếm hồ sơ, tài liệu cũ chúng ta đều rất mất thời gian. Theo thống kê cho thấy một ngày có khoảng 80% công chức bàn giấy lãng phí khoảng nửa giờ để tìm kiếm tài liệu và 60% giành một giờ hoặc nhiều hơn để làm các công việc mà đồng nghiệp khác đã và đang thực hiện. Hơn nữa, các đơn vị còn phải trả một khoản chi phí lớn cho văn phòng phẩm.

Như vậy, có thể thấy văn phòng truyền thống làm mất khá nhiều thời gian, công sức, tiền bạc với khối lượng thông tin, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu đồ sộ. Từ đó, đã có một số giải pháp quản lý văn phòng hiện đại bằng hệ thống văn phòng điện tử, mà trong đó phần mềm Cloudoffice là sự lựa chọn đúng đắn nhất cho các đơn vị, doanh nghiệp. Với nhiều tính năng hiện đại, thông minh cùng với khả năng kết nối cao, phần mềm Cloudoffice sẽ mang đến cho các đơn vị, doanh nghiệp một văn phòng năng động, hiệu quả và chuyên nghiệp.

Phần mềm Cloudoffice sự lựa chọn thông minh của các doanh nghiệp

Phần mềm Cloudoffice sự lựa chọn thông minh của các doanh nghiệp

2. Về phần mềm cloudoffice

CloudOffice không chỉ là một hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu mà còn là một hệ thống điều hành quản trị công việc toàn diện và chuyên nghiệp theo nhiều cấp quản lý. Phần mềm được thiết kế khoa học, đầy đủ các chức năng như trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, quản lý, lưu trữ, điều hành công việc trực tuyến trên mạng máy tính với mục tiêu triển khai cho các mô hình phân tầng đa cấp với khả năng xử lý dữ liệu quy mô lớn.

Phần mềm cloudoffice – quản trị văn phòng toàn diện

Hướng đến mục tiêu thay thế mô hình văn phòng giấy tờ truyền thống, phần mềm cloudoffice được xây dựng dựa trên phương án tương tác giữa quản lý văn bản và quản lý công việc theo mô hình nhiều cấp. Bên cạnh đó, phần mềm còn cung cấp tối đa các tiện ích để tiến tới một văn phòng điện tử toàn diện. Cloudoffice cho phép doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình công việc, lưu trữ tài liệu, văn bản, hồ sơ và theo dõi mọi quá trình thực hiện từ lúc nhập đến lúc trình duyệt, xử lý và cuối cùng là kết thúc thông qua tính năng số hóa nội dung văn phòng, thư viện số…

Nhờ áp dụng phần mềm văn phòng điện tử thông minh, tác phong làm việc của người dùng được nâng cao, việc xử lý thông tin của lãnh đạo và cán bộ nhân viên cũng có sự thay đổi tích cực. Từ đó, doanh nghiệp vừa có thể tiết kiệm thời gian vận hành vừa giảm được chi phí cho các hoạt động hành chính.

Các chức năng tổng quát của phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice

Các chức năng tổng quát của phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice

Phần mềm cloudoffice xử lý mọi việc nhanh chóng, chính xác, linh hoạt

Là phần mềm thiết kế dành cho mô hình văn phòng hiện đại, cloudoffice được đánh giá là giải pháp quản trị văn phòng, quản trị doanh nghiệp thông minh. Với khả năng kết nối từ xa thông qua mạng Internet trên các thiết bị như smartphone, máy tính bảng… cấp lãnh đạo dù ở bất cứ nơi đâu cũng có thể trao đổi thông tin, theo dõi tiến trình thực hiện công việc đã giao và điều hành mọi hoạt động trong doanh nghiệp mà không bị giới hạn bởi thời gian hay không gian địa lý. Việc theo dõi tiến độ xử lý công việc sẽ giúp lãnh đạo cùng nhân viên kịp thời nắm bắt công việc, trao đổi thông tin qua lại, xin ý kiến chỉ đạo hay góp ý ngay trên phần mềm, từ đó công việc được xử lý nhanh chóng đúng thời hạn và đúng hướng.

Nhờ những ưu điểm đó mà phần mềm cloudoffice được rất nhiều đơn vị, doanh nghiệp cơ quan nhà nước lựa chọn. Có thể kể đến như: Tổng cục Thuế, Hải quan, Công an, các đơn vị tập đoàn, doanh nghiệp lựa chọn triển khai áp dụng để đổi mới quy trình, cách thức làm việc với phong cách hiện đại, nâng cao năng lực xử lý công việc của toàn thể cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp.

Mọi thông tin chi tiết về sản phẩm, dịch vụ xin vui lòng liên hệ:

Công ty phần mềm Thái Sơn

Trụ sở Hà Nội

Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Viêt - Cầu Giấy - Hà Nội.

Điện thoại: 04.37545222, FAX: 04.37545223

Website: cloudoffice.com.vn