Hóa đơn điện tử: giải pháp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Theo Quyết định 1209/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính, từ tháng 6/2015 đến hết năm 2016, hệ thống hóa đơn điện tử xác thực sẽ được thí điểm triển khai tại các doanh nghiệp thuộc hai thành phố lớn hiện nay là Hà Nội và Hồ Chí Minh.

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và thương mại điện tử, hoá đơn điện tử đã dần thay thế vị trí của hoá đơn giấy trong giao dịch, mua bán hàng hoá, dịch vụ tại nhiều nước trên thế giới. Theo Quyết định 1209/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính, từ tháng 6/2015 đến hết năm 2016, hệ thống hóa đơn điện tử xác thực sẽ được thí điểm triển khai tại các doanh nghiệp thuộc hai thành phố lớn hiện nay là Hà Nội và Hồ Chí Minh. Việc triển khai hóa đơn điện tử xác thực lần này được kỳ vọng không chỉ làm giảm bớt các thủ tục hành chính rườm rà cho các doanh nghiệp, cơ quan thuế mà còn giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, chi phí trong quá trình làm việc.

Yêu cầu của việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực

Hóa đơn điện tử xác thực hay hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực (mã xác thực là chuỗi ký tự được mã hoá, cung cấp bởi hệ thống xác thực hoá đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hoá đơn của doanh nghiệp) và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế. Việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực sẽ giúp tạo ra sự thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, đồng thời rút ngắn thời gian do việc lập, gửi, nhận hóa đơn thông qua các phương tiện điện tử. Ngoài ra, trên hoá đơn điện tử xác thực còn có Mã QR là mã vạch hai chiều giúp người nhận hóa đơn có thể đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hoá đơn.

Những lợi ích của hóa đơn điện tử xác thực

Tiết kiệm chi phí in ấn hóa đơn

Để các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về những lợi ích về chi phí của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy, chúng tôi có xin đưa ra phân tích sau, dựa trên dữ liệu của một doanh nghiệp xuất với số lượng 6000 hóa đơn/ 1 tháng:

- Chi phí đặt in hóa đơn ở mức trung bình là 800 VNĐ/ 1 tờ.

- Chi phí chuyển phát cho 1 tờ hóa đơn là 15 000 VNĐ.

- Để xuất được 6000 hóa đơn/ 1 tháng thì doanh nghiệp cần 2 nhân viên phụ trách, chi phí cho 1 nhân viên là 6 000 000 VNĐ/ 1 nhân viên/ 1 tháng, vậy chi phí trả cho nhân viên để in 1 tờ hóa đơn là 6 000 000 x 2 / 6000 = 2 000 VNĐ.

- In 6000 hóa đơn hết khoảng 1 hộp mực, theo giá thị trường là 60 000 VNĐ/ 1 hộp, vậy in 1 tờ hóa đơn sẽ hết 60 000/6000 = 10 VNĐ.

- Các chi phí khác phục vụ cho việc đóng gói, phong bì và thuê kho lưu trữ,… trung bình 1 tờ hóa đơn hết khoảng 1 000 VNĐ.

Vậy, tổng chi phí cho 1 tờ hóa đơn giấy sẽ là 800 + 15000 + 2000 + 10 + 1000 = 18810 VNĐ. Với số lượng xuất 6000 hóa đơn / 1 tháng, thì trung bình mỗi tháng doanh nghiệp này phải chi ra số tiền là 18810 VNĐ x 6000 = 112 860 000 VNĐ, đây là 1 con số không nhỏ đối với doanh nghiệp.

Trong khi đó, nếu doanh nghiệp sử dụng hoá đơn điện tử thì chi phí cho 1 tờ hóa đơn chỉ khoảng 300 VNĐ. Với số lượng 6000 hóa đơn/ 1 tháng, thì trung bình mỗi tháng doanh nghiệp chỉ mất khoảng 300 VNĐ x 6000  = 1 800 000 VNĐ. Vậy, mỗi tháng doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được khoảng 112 860 000 VNĐ - 1 800 000 VNĐ = 111 060 000 VNĐ.

Qua đây, chúng ta có thể thấy được việc sử dụng hóa đơn giấy doanh nghiệp đang phải chịu chi phí rất cao cho việc in ấn, phát hành, quản lý, sử dụng, lưu trữ hoá đơn. Trong khi đó, nếu sử dụng hoá đơn điện tử thì chi phí thấp hơn nhiều so với hóa đơn giấy, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian, chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản, lưu trữ  hóa đơn và giảm rủi ro thất lạc, mất mát hóa đơn trong quá trình giao dịch mua bán hàng hóa.

Giảm bớt các thủ tục hành chính không cần thiết

Bên cạnh việc tiết kiệm chi phí in ấn, sử dụng hóa đơn điện tử các doanh nghiệp sẽ giảm bớt các thủ tục hành chính rườmm rà và thời gian đi đăng ký phát hành tại cơ quan thuế, bởi việc đăng ký, khởi tạo mẫu và phát hành hóa đơn được thực hiện ngay tại doanh nghiệp thông qua mạng internet. Các hóa đơn sau khi gửi đi xác thực đều được cập nhật vào hệ thống quản lý của tổng cục Thuế nên hàng quý doanh nghiệp sẽ không phải làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như hóa đơn giấy, giảm được một phần công việc cho nhân viên kế toán.

Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E – Ivoice: Giải pháp chuyên dụng cho tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực

Là một trong những đơn vị được Tổng cục Thuế lựa chọn để thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, Công ty Thái Sơn đã xây dựng nên phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice, nhằm phục vụ chính doanh nghiệp mình và đưa ra giải pháp hóa đơn tối ưu cho các doanh nghiệp khác. Theo tính toán, với việc sử dụng hóa đơn điện tử mỗi năm công ty Thái Sơn có thể tiết kiệm chi phí khoảng 400 triệu đồng. Bên cạnh đó, sử dụng hóa đơn điện tử đã giảm thiểu được số lượng công việc lớn cho bộ phận kế toán và tránh tình trạng giả mạo hóa đơn của doanh nghiệp khác.

Phần mềm E-INVOICE là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực. Ngoài ra phần mềm E-INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…

Mọi chi tiết về phần mềm E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

Trung tâm tư vấn và hỗ trợ E-INVOICE:

Điện thoại: 1900 4767, email: info@thaison.vn

Website: thaison.vn, einvoice.vn