Giải pháp cho sếp chậm phê duyệt công văn

Chậm phê duyệt công văn là một trong những vấn đề tồn đọng ở nhiều cơ quan, doanh nghiệp. Tình trạng này kéo theo sự chậm trễ của nhiều phòng ban liên quan khiến năng suất lao động giảm sút. Đâu là giải pháp hữu hiệu giúp cải thiện tình trạng này?

Nâng cao năng suất làm việc với văn phòng điện tử

Trong thời đại số, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công việc được xem là tất yếu ở mọi lĩnh vực. Thay vì dùng thư giấy, ngày nay email đã trở thành cứu cánh của mọi đơn vị bởi tốc độ tức thì và tiết kiệm tối đa. Tương tự như với thư điện tử, văn phòng điện tử là một giải pháp hữu hiệu giúp nâng cao năng suất lao động và tiết kiệm chi phí. 

Văn phòng điện tử là cánh tay đắc lực cho lãnh đạo

Văn phòng điện tử số hóa mọi thông tin trên giấy tờ trong hệ thống phần mềm. Bên cạnh đó chữ ký số giúp các thao tác phê duyệt công văn được thực hiện dễ dàng. Việc giao tiếp giữa các phòng ban trở nên đơn giản hơn qua hệ thống chat của văn phòng điện tử. Các văn bản sau khi được phê duyệt với chữ ký số cũng sẽ được gửi thông báo điện tử đến người liên quan để thực hiện.

Với cách làm truyền thống, một văn bản cần được sếp phê duyệt sẽ phải gặp trực tiếp để trao đổi. Trong trường hợp sếp không có tại văn phòng, văn bản ấy có thể phải chờ 1 ngày, 2 ngày tới cả tuần, cả tháng. Sự chờ đợi này kéo theo tình trạng chậm trễ các hạng mục công việc liên quan làm giảm năng suất lao động.

Trong khi đó, với văn phòng điện tử, sếp có thể ký duyệt văn bản bằng chữ ký số mọi lúc, mọi nơi có kết kết mạng internet và thiết bị thông minh như smartphone, máy tính bảng, laptop… Việc phê duyệt công văn, giấy tờ nhanh chóng không chỉ khiến công việc diễn ra nhanh chóng mà còn giúp tinh thần làm việc của nhân viên giữ được sức nóng.

Văn phòng điện tử là môi trường làm việc mơ ước của nhân viên

Về phía nhân viên, khi sử dụng văn phòng điện tử có thể chủ động các phần việc của mình. Không nhất thiết phải tới văn phòng, có thể làm việc bất cứ đâu để đảm bảo tiến độ đặt ra. Ngay cả khi đang đi công tác dài ngày, những công việc cần giải quyết họ vẫn có thể thực hiện được khi có thời gian để không làm ảnh hưởng tới tiến độ chung.

Sử dụng văn phòng điện tử giúp cho nhân viên mới vào cũng có thể nhanh chóng nắm bắt được tình hình công việc chung nhờ tại nguyên trên hệ thống. Việc trao đổi công việc, nhận việc được giao trên hệ thống cũng khoa học giúp giảm tải áp lực làm việc.

Nhờ vào hệ thống phân công công việc trên hệ thống văn phòng điện tử, lãnh đạo và nhân viên sẽ dễ dàng lượng hóa được công việc của mình. Tình trạng quá tải sẽ được hạn chế khi phân bổ đầu việc hợp lý. Bên cạnh đó, nhân viên cũng giảm được việc báo cáo công việc nhiều nhờ vào việc cập nhật thường xuyên ngay trên hệ thống.

Văn phòng điện tử tối ưu chi phí cho cơ quan, doanh nghiệp

Văn phòng điện tử là mô hình văn phòng kiểu mới đưa toàn bộ văn phòng giấy tờ số hóa vào hệ thống phần mềm. Mọi thao tác làm việc, trao đổi được thực hiện hoàn toàn trên hệ thống giúp giảm thiểu tối đa chi phí văn phòng phẩm, chuyển phát. Chỉ tính riêng chi phí gửi email thay giấy, một doanh nghiệp có thể tiết kiệm được hàng chục triệu tới hàng trăm triệu đồng mỗi năm.

Chi phí đi lại, ăn ở để họp hành ở những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh cũng sẽ được giảm thiểu đáng kể khi làm việc với văn phòng điện tử. Toàn bộ công tác giao ban sẽ được thực hiện trên phần mềm hệ thống. Các cuộc họp cũng được diễn ra đơn giản hơn nhờ trao đổi trực tuyến.

Với những ưu điểm về tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất làm việc, văn phòng điện tử là một trong những xu hướng tất yếu của thời đại số. Mặc dù vậy, không phải tất cả các phần mềm văn phòng điện tử đều như nhau.

Đáp ứng nhu cầu của từng cơ quan, doanh nghiệp mà phần mềm văn phòng điện tử được xây dựng theo nhiều chức năng khác nhau. Riêng với phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice được xây dựng tích hợp nhiều tính năng từ lưu trữ, quản lý công việc tới các tiện ích văn phòng…

Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice được xây dựng bởi công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn. Ngoài phần mềm này, công ty Thái Sơn còn triển khai phần mềm trong lĩnh vực khai hải quan điện tử, thuế điện tử, hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội điện tử, văn phòng điện tử và các giải pháp công nghệ khác. Công ty Thái Sơn đã 3 năm liên tiếp được trao giải thưởng Sao Khuê (2009,2010, 2011) do hiệp hội phần mềm Việt Nam và Bộ thông tin truyền thông tổ chức trao tặng cùng nhiều bằng khen khác.

Mọi thông tin chi tiết về hệ thống văn phòng điện tử CloudOffice xin liên hệ:

Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn

Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội

Tel : 04.37545222, Fax: 04.37545223

Tổng đài hỗ trợ: 1900 1286

Website: cloudoffice.com.vn