Dịch vụ ủy thác xuất khẩu: Doanh nghiệp nên tự làm hay thuê ngoài?

Khi bắt đầu đưa hàng hóa ra thị trường quốc tế, doanh nghiệp không chỉ phải quan tâm đến chi phí vận chuyển hay thuế xuất khẩu. Việc duy trì nhân sự, xử lý chứng từ, khai báo hải quan và theo dõi quy trình cũng tạo ra một khoản chi phí đáng kể.

Vì vậy, bên cạnh phương án tự xây dựng bộ phận xuất nhập khẩu, nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ ủy thác xuất khẩu để xử lý các lô hàng theo nhu cầu thực tế.

Điểm quan trọng khi so sánh hai phương án không nằm ở việc phí ủy thác cao hay thấp, mà là tổng chi phí doanh nghiệp thực sự phải bỏ ra cho mỗi lô hàng.

Ủy thác xuất khẩu hoạt động như thế nào?

Ủy thác xuất khẩu là hình thức doanh nghiệp hoặc cá nhân có nhu cầu xuất khẩu thuê một đơn vị khác thực hiện hoạt động xuất khẩu trong phạm vi được hai bên thống nhất.

Tùy hợp đồng, bên nhận ủy thác có thể đảm nhận các công việc như chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ, thực hiện thủ tục hải quan, đứng tên thực hiện giao dịch xuất khẩu và phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình làm hàng.

Nhờ đó, bên giao ủy thác không nhất thiết phải tự xây dựng toàn bộ quy trình xuất khẩu ngay từ đầu.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài Xuất khẩu ủy thác: Quy trình, hồ sơ và cách xuất hóa đơn 2026 để tìm hiểu chi tiết hơn về hình thức này.

Những khoản chi phí cần tính khi tự làm xuất khẩu

Tự thực hiện xuất khẩu không có nghĩa doanh nghiệp chỉ cần trả lương cho một nhân viên xuất nhập khẩu. Để vận hành ổn định, doanh nghiệp còn có thể phát sinh nhiều khoản chi phí liên quan.

1. Chi phí nhân sự

Đây thường là khoản chi phí cố định dễ nhận thấy nhất.

Ví dụ, doanh nghiệp bố trí một nhân sự phụ trách xuất nhập khẩu với mức lương 15 triệu đồng/tháng. Nếu trong tháng chỉ có 2 lô hàng, riêng tiền lương phân bổ cho mỗi lô là:

15.000.000 ÷ 2 = 7.500.000 đồng/lô

Trong trường hợp doanh nghiệp có 10 lô/tháng:

Có thể thấy, cùng một khoản chi phí nhân sự nhưng chi phí bình quân trên từng lô sẽ thay đổi đáng kể tùy vào sản lượng xuất khẩu.

2. Chi phí vận hành nghiệp vụ

Ngoài tiền lương, doanh nghiệp có thể phải đầu tư cho:

• Phần mềm và công cụ phục vụ nghiệp vụ xuất nhập khẩu.
• Chữ ký số và các tài khoản liên quan.
• Đào tạo nhân sự.
• Tuyển dụng và thời gian hướng dẫn nhân viên mới.
• Chi phí quản lý bộ phận.
• Thời gian xử lý, kiểm tra và bổ sung chứng từ khi có sai sót.

Các khoản này có thể không xuất hiện trực tiếp trên chi phí của từng lô hàng nhưng vẫn cần được tính khi đánh giá hiệu quả của phương án tự làm.

3. Chi phí phát sinh khi quy trình chưa được chuẩn hóa

Với doanh nghiệp mới thực hiện xuất khẩu, việc thiếu kinh nghiệm có thể khiến quá trình xử lý hồ sơ mất nhiều thời gian hơn.

Nếu chứng từ cần sửa đổi, bổ sung hoặc phải xử lý thêm một số vấn đề liên quan đến lô hàng, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm chi phí và nguồn lực nội bộ.

Vì vậy, khi tính chi phí tự làm, nên nhìn vào tổng nguồn lực cần sử dụng, thay vì chỉ lấy tiền lương nhân viên để so sánh.

Chi phí dịch vụ ủy thác xuất khẩu được tính ra sao?

Khác với mô hình tự vận hành, dịch vụ ủy thác xuất khẩu thường chuyển một phần chi phí cố định thành chi phí theo từng giao dịch.

Tùy đơn vị cung cấp và nội dung hợp đồng, phí có thể được tính theo tỷ lệ phần trăm trên giá trị hàng hóa, mức phí cố định hoặc dựa trên phạm vi công việc cần thực hiện.

Ví dụ giả định doanh nghiệp có một lô hàng trị giá 300 triệu đồng và phí ủy thác được tính minh họa ở mức 1,5% giá trị lô hàng:

300.000.000 × 1,5% = 4.500.000 đồng/lô

Nếu doanh nghiệp chỉ xuất khẩu 2 lô trong tháng:

4.500.000 × 2 = 9.000.000 đồng/tháng

Con số này chỉ nhằm minh họa phương pháp tính. Mức phí thực tế phụ thuộc vào từng đơn vị, loại hàng, thị trường, chứng từ và phạm vi dịch vụ.

Điểm khác biệt là doanh nghiệp không nhất thiết phải duy trì một bộ phận xuất nhập khẩu riêng trong những khoảng thời gian không có đơn hàng.

>>> Đọc thêm: Ủy thác xuất khẩu là gì? Khi nào nên chọn thay vì tự làm?

Không nên chỉ nhìn vào phí ủy thác khi so sánh chi phí

Một sai lầm phổ biến là lấy phí dịch vụ ủy thác đặt cạnh tiền lương nhân viên rồi kết luận ngay phương án nào rẻ hơn.

Trên thực tế, hai mô hình có cấu trúc chi phí khác nhau:

Do đó, doanh nghiệp nên đặt lên bàn cân tổng chi phí vận hành + chi phí theo lô + nguồn lực quản lý, thay vì chỉ so sánh một khoản phí riêng lẻ.

Doanh nghiệp nào phù hợp với phương án tự xuất khẩu?

Tự thực hiện có thể phù hợp hơn khi hoạt động xuất khẩu đã trở thành một phần thường xuyên trong hoạt động kinh doanh.

Doanh nghiệp có thể cân nhắc xây dựng đội ngũ nội bộ nếu:

• Có lượng đơn hàng xuất khẩu tương đối ổn định.
• Phát sinh nhiều lô hàng trong tháng.
• Đã có nhân sự xuất nhập khẩu có kinh nghiệm.
• Quy trình chứng từ và khai báo được chuẩn hóa.
• Có kế hoạch duy trì hoạt động xuất khẩu trong dài hạn.
• Sẵn sàng đầu tư cho nhân sự và hệ thống nghiệp vụ.

Khi số lượng lô hàng tăng, các khoản chi phí cố định có thể được phân bổ trên nhiều giao dịch hơn. Đây là yếu tố doanh nghiệp nên đưa vào bài toán tài chính dài hạn.

Khi nào nên cân nhắc dịch vụ ủy thác xuất khẩu?

Dịch vụ ủy thác xuất khẩu có thể là phương án phù hợp khi doanh nghiệp chưa muốn đầu tư ngay một bộ phận xuất nhập khẩu riêng hoặc chỉ phát sinh nhu cầu xuất khẩu theo từng thời điểm.

Một số trường hợp có thể cân nhắc gồm:

• Chưa có nhân sự chuyên trách về xuất nhập khẩu.
• Chưa có nhiều kinh nghiệm về hồ sơ và thủ tục hải quan xuất khẩu.
• Chưa có mã ngành kinh doanh phù hợp với mặt hàng dự kiến xuất khẩu.
• Cá nhân hoặc hộ kinh doanh chưa đủ điều kiện pháp lý để tự đứng tên thực hiện giao dịch quốc tế.
• Lần đầu xuất khẩu một mặt hàng có yêu cầu đặc thù và cần đơn vị có kinh nghiệm hỗ trợ.
• Số lượng đơn hàng chưa ổn định, không đủ để duy trì một nhân sự chuyên trách.
• Muốn tập trung nguồn lực vào sản xuất, kinh doanh và bán hàng thay vì tự xử lý toàn bộ nghiệp vụ xuất khẩu.

Trong những trường hợp này, thuê ngoài có thể giúp doanh nghiệp hạn chế khoản đầu tư ban đầu và chuyển một phần chi phí sang hình thức thanh toán theo nhu cầu thực tế.

Trước khi thuê dịch vụ ủy thác cần hỏi rõ những gì?

Giá dịch vụ thấp chưa chắc đồng nghĩa với tổng chi phí thấp nếu báo giá chưa bao gồm toàn bộ công việc doanh nghiệp cần.

Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên xác nhận rõ:

• Phí ủy thác được tính theo tỷ lệ hay mức cố định?
• Phí đã bao gồm những công việc nào?
• Khoản thuế, phí và chi phí logistics nào tính riêng?
• Bên nào chịu trách nhiệm chuẩn bị từng loại chứng từ?
• Các khoản phát sinh được xử lý và thông báo như thế nào?
• Quy trình phối hợp khi hàng hóa hoặc hồ sơ có vấn đề?
• Điều khoản thanh toán và trách nhiệm của mỗi bên ra sao?

Việc tách riêng phí dịch vụ và chi phí thực tế của lô hàng sẽ giúp doanh nghiệp dễ dự toán ngân sách hơn.

Trường Thành Logistics cung cấp dịch vụ ủy thác xuất khẩu theo từng lô hàng

Trường Thành Logistics cung cấp dịch vụ ủy thác xuất khẩu, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ theo phạm vi được thỏa thuận.

Thay vì áp dụng một mức phí chung cho mọi lô hàng, chi phí được xem xét dựa trên những yếu tố như:

• Loại và đặc điểm hàng hóa.
• Giá trị lô hàng.
• Thị trường xuất khẩu.
• Yêu cầu về chứng từ.
• Phạm vi công việc cần ủy thác.
• Các yêu cầu đặc thù của từng giao dịch.

Doanh nghiệp có thể cung cấp thông tin lô hàng để được tư vấn phạm vi công việc và báo giá phù hợp trước khi lựa chọn phương án thực hiện.

Câu hỏi thường gặp về dịch vụ ủy thác xuất khẩu

Phí ủy thác xuất khẩu có một mức cố định không?

Không. Pháp luật không quy định một mức phí ủy thác xuất khẩu cố định áp dụng cho mọi giao dịch. Mức phí và phương thức tính được các bên thỏa thuận dựa trên nội dung công việc và đặc điểm của từng lô hàng.

Phí ủy thác có bao gồm thuế và các chi phí khác không?

Không nhất thiết. Phí ủy thác là khoản thanh toán cho dịch vụ của bên nhận ủy thác. Thuế, phí và các khoản chi phí liên quan đến hàng hóa cần được xác định riêng theo quy định và thỏa thuận trong hợp đồng.

Có thể tính phí ủy thác theo giá trị hàng hóa không?

Có thể. Một số đơn vị áp dụng tỷ lệ phần trăm trên giá trị lô hàng, trong khi những đơn vị khác có thể sử dụng mức phí cố định hoặc kết hợp nhiều phương thức tính. Doanh nghiệp nên kiểm tra báo giá cụ thể trước khi ký kết.

Doanh nghiệp ít đơn hàng có nên thuê ủy thác không?

Đây là phương án có thể cân nhắc nếu chi phí duy trì nhân sự và hệ thống nội bộ không tương xứng với tần suất xuất khẩu. Doanh nghiệp nên tính tổng chi phí của cả hai phương án dựa trên sản lượng thực tế trước khi quyết định.

Làm thế nào để biết phương án nào phù hợp?

Doanh nghiệp có thể lập bảng tính gồm chi phí nhân sự, phần mềm, đào tạo, quản lý và các chi phí phát sinh khi tự làm. Sau đó so sánh với phí dịch vụ và các khoản chi phí riêng của từng lô hàng khi thuê ủy thác.

Không có một phương án duy nhất phù hợp với mọi doanh nghiệp. Với hoạt động xuất khẩu thường xuyên, doanh nghiệp có thể cân nhắc đầu tư đội ngũ nội bộ để chủ động vận hành. Ngược lại, khi sản lượng chưa ổn định hoặc chưa có kinh nghiệm xuất khẩu, dịch vụ ủy thác xuất khẩu có thể giúp giảm nhu cầu đầu tư ban đầu.

Điều quan trọng là tính toán dựa trên tổng chi phí thực tế trên mỗi lô hàng, đồng thời xác định rõ phạm vi công việc và các khoản đã bao gồm trong phí dịch vụ.

Doanh nghiệp đang có nhu cầu xuất khẩu có thể gửi thông tin về mặt hàng, giá trị lô hàng và thị trường dự kiến cho Trường Thành Logistics để được tư vấn phương án phù hợp.

Trường Thành Logistics – Chuyên nghiệp, tận tâm

Hotline: 0915 36 38 39
Trụ sở: Tầng 5, Tháp A, tòa nhà Sông Đà, Phạm Hùng, P. Từ Liêm, Hà Nội
Email: sale@truongthanhjsc.com / info@truongthanhlogistics.com
Website: https://truongthanhlogistics.com

CHI NHÁNH HẢI PHÒNG
Phòng C103, Tòa nhà TTC, 630 Lê Thánh Tông, Hải An, Hải Phòng

CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
126 Châu Thị Vĩnh Tế, Phường Ngũ Hành Sơn, Thành phố Đà Nẵng

CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH
Phòng 41, tầng 4, tòa nhà Casanova, 85 Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Hồ Chí Minh

Fanpage: TRƯỜNG THÀNH LOGISTICS